Polityka Prywatności

W House of Excellence szanujemy Twoją prywatność. Niniejsza polityka (dalej jako: „Polityka”) wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i chronimy dane osobowe osób korzystających z naszych usług oraz strony internetowej houseofexcellence.eu (dalej jako: „Strona”).

 

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako: „RODO”), zapewniając ich bezpieczeństwo oraz poufność. Dokładamy staranności, aby przetwarzanie danych odbywało się w sposób transparentny, zgodny z prawem oraz adekwatny do celów, w jakich dane są zbierane. Dane przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach i w zakresie niezbędnym do ich realizacji.

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest: HR House sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 47a, 00-695 Warszawa wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001166999, REGON: 541434449, NIP: 7011255055 (dalej jako: „Administrator”).

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@houseofexcellence.eu;
• pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

2. Źródło danych osobowych

Twoje dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie – gdy korzystasz ze Strony, kontaktujesz się z nami lub w inny sposób przekazujesz nam swoje dane (np. w ramach zapytań, korzystania z usług lub aktualizacji danych).

Jeżeli na szkolenie zgłasza Cię Twój pracodawca lub inny podmiot, Twoje dane możemy otrzymać także od niego; o zakresie i źródle tych danych informujemy zgodnie z art. 14 RODO.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do kontaktu z nami, zawarcia lub realizacji umowy albo skorzystania z wybranych funkcjonalności Strony.

3. Cele, podstawy prawne oraz kategorie przetwarzanych danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w określonych celach:

• Obsługa zapytań (kierowanych do Administratora za pośrednictwem formularza kontaktowego lub e-mail) – dane podane w formularzu kontaktowym lub zawarte w korespondencji e-mail (w szczególności imię, nazwisko, adres e–mail oraz treść wiadomości) przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie oraz prowadzenia bieżącej komunikacji. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości kontaktu z osobami, które się do nas zwracają, oraz udzielaniu odpowiedzi na kierowane zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Rejestracja na szkolenie – w przypadku zgłoszenia udziału w szkoleniu przetwarzamy dane osobowe podane w formularzu zgłoszeniowym (obowiązkowo: imię, nazwisko, adres e-mail, oraz dobrowolnie: sugerowane zagadnienia do omówienia w trakcie szkolenia, preferowana forma udziału). Podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 st. 1 lit. b RODO).
• Realizacja usług szkoleniowych – jeśli bierzesz udział w naszych szkoleniach, Twoje dane przetwarzamy w celu wykonania umowy o świadczenie usług szkoleniowych. W tym celu możemy przetwarzać takie dane jak: imię, nazwisko, adres e-mail, informacje o udziale w szkoleniu (np. wybrany temat, termin, forma uczestnictwa), a także – w zakresie przekazanym przez uczestnika – dodatkowe informacje związane z realizacją szkolenia (np. pytania, zgłoszone potrzeby merytoryczne), a w przypadku szkoleń online również wizerunek oraz głos uczestnika w zakresie wynikającym z udziału w spotkaniu (np. podczas transmisji obrazu lub wypowiedzi). Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przesyłanie treści marketingowych, w tym newslettera, oraz kontakt telefoniczny w celach marketingowych – jeżeli wyrazisz na to zgodę, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu prowadzenia działań marketingowych. Działania te realizowane są zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi przesyłanie informacji handlowych i marketing bezpośredni. Podstawą prawną jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej).
• Rozliczenia i obsługa księgowa – w przypadku wystawienia faktury przetwarzamy również dane niezbędne do realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych (w szczególności: firma, adres, NIP). Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – możemy przetwarzać dane osobowe w celu ochrony przysługujących nam praw lub dochodzenia roszczeń, w tym dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane kontaktowe (np. adres e-mail), dane dotyczące współpracy lub udziału w szkoleniu oraz inne informacje niezbędne do wykazania zasadności roszczenia lub obrony przed nim. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  

4. Okres przechowywania danych

Dane przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim są przetwarzane, a po jego zakończeniu przez okres wynikający z przepisów prawa lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń:

• Obsługa zapytań (e–mail) – przez czas prowadzenia korespondencji, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń (do upływu terminów ich przedawnienia).
• Rejestracja na szkolenie – do momentu zawarcia umowy o świadczenie usług szkoleniowych lub rezygnacji z udziału w szkoleniu, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
• Realizacja usług szkoleniowych – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń; w przypadku przetwarzania wizerunku lub głosu podczas szkoleń online dane te nie są utrwalane, chyba że uczestnik zostanie uprzednio poinformowany o nagrywaniu szkolenia.
• Działania marketingu bezpośredniego – do momentu cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Rozliczenia i obsługa księgowa – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – art. 70 § 1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja Podatkowa), a następnie do czasu przedawnienia roszczeń.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa (co do zasady do 3 lub 6 lat, w zależności od charakteru roszczenia – art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny).

 5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania danej usługi, w szczególności:

• dostawcom usług IT (w tym hostingu, obsługi poczty elektronicznej, utrzymania Strony oraz infrastruktury technicznej);
• dostawcom narzędzi do zbierania danych za pośrednictwem formularzy elektronicznych (np. Jotform);
• dostawcom systemów do fakturowania i obsługi księgowej;
• dostawcom narzędzi do komunikacji i automatyzacji komunikacji (np. systemy mailingowe, tj. Brevo);
• podmiotom świadczącym usługi doradcze (w tym prawne i podatkowe) oraz audytorskie,
• dostawcom usług płatniczych;
• dostawcom narzędzi do realizacji szkoleń online lub komunikacji z uczestnikami (np. platformy webinarowe).

 6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO, przysługują Ci następujące prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych:

• Prawo do uzyskania dostępu do danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO) – możesz uzyskać od nas informację, czy i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia;
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) – możesz żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie są one już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 18 RODO) – możesz domagać się wstrzymania operacji na Twoich danych, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania Twojego sprzeciwu;
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – jeśli przetwarzamy Twoje dane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, masz prawo otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie (tzw. format do odczytu maszynowego) i przenieść je do innego administratora;
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – możesz w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartym na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – jeśli działamy na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w każdym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem działań, które podjęliśmy przed jej wycofaniem;
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt. 1 Polityki.

 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych poza EOG. Niektórzy z naszych dostawców (np. narzędzi informatycznych lub rozwiązań chmurowych) mogą jednak przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo Twoich danych, w tym szyfrowanie połączeń ze Stroną (protokół SSL), kontrolę dostępu do danych oraz zobowiązanie osób upoważnionych do zachowania poufności.

 10. Zmiany Polityki

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i aktualizowana, m.in. w celu dostosowania do:

• zmian przepisów prawa mających wpływ na przetwarzanie danych osobowych;
• zmian zakresu naszych usług;
• zmian sposobu działania Strony;
• zmiany sposobów, celów lub podstaw przetwarzania danych osobowych;
• zmiany dostawców lub stosowanych środków ochrony danych.

 

O istotnych zmianach będziemy informować poprzez publikację stosownych komunikatów na Stronie.

 

Ostatnia aktualizacja: 25 czerwca 2026 r.